Comment organiser une retraite de yoga ? La check-list ultime !
Sommaire
Organiser une retraite de yoga est une belle aventure, mais cela demande une planification minutieuse.
Voici la check-list essentielle pour t’aider à organiser une retraite de yoga de manière professionnelle et en toute légalité !
1.Organiser une retraite de yoga : commence par définir l’objectif du séjour
Avant de commencer l’organisation, il est essentiel de définir clairement l’objectif de la retraite. Pose-toi les bonnes questions :
Quel est le thème principal ? Veux-tu proposer une retraite axée sur le yoga dynamique, la méditation, le développement personnel ou encore la détox ?
Quel est ton public cible ? Débutants qui souhaitent s’initier à la pratique, yogis avancés en quête de perfectionnement, ou un mélange des deux ?
Quelle ambiance veux-tu créer ? Une retraite en silence pour favoriser l’introspection, un cadre plus convivial et social avec des échanges entre participants, ou une expérience immersive avec musique et pratiques complémentaires ?
Attention au respect de la réglementation du tourisme pour vendre une retraite de yoga !
👉Si organiser une retraite de yoga inclut un hébergement et plusieurs prestations (transport, excursions, etc.), elle est considérée comme un forfait touristique.
⚠️La loi impose que ces séjours soient commercialisés par une agence de voyages immatriculée Atout France.⚠️
Cela apporte des droits aux voyageurs en terme de garantie financière (les versements liés au paiement du voyage sont protégés en cas de faillite), mais aussi un accompagnement en cas de difficultés pendant le voyage.
Si tu veux organiser une retraite de yoga tout en respectant la législation, plusieurs options s’offrent à toi :
1️⃣ Confier l’organisation de ta retraite de yoga à un(e) Travel Designer compétent(e) qui te proposera une collaboration avec sa propre agence de voyages ou avec l’une de ses agences partenaires.
Cela représente un coût : entre 1000 et 2500 €, voir plus selon le séjour, sa durée, sa destination, les intervenant(e)s à recruter. Le tarif peut varier si la personne doit également gérer les commandes, la coordination sur place, etc…
Mais c’est le prix de la sérénité : tu ne t’occupes de rien ! Tout comme un(e) Travel Planner crée tes itinéraires de voyages personnalisés, ta Travel Designer gère toute l’organisation de A à Z ! Concrètement, tu lui expliques quelles sont tes attentes, ton budget et ceux de tes client(e)s, et le / la Travel Designer s’occupe de tout !
2️⃣ Te former en tant que Travel Designer : nous avons conçu la 1ère formation en Travel Design en France qui te permettra d’apprendre à concevoir des séjours thématiques en toute légalité (télécharge le programme de la formation par ici).
3️⃣ Collaborer avec une agence de voyages : tu peux contacter une agence immatriculée auprès de laquelle négocier une collaboration.
Mais attention, ce n’est pas toujours facile car l’agence de voyages qui se chargera de la commercialisation va contrôler de nombreux points, exiger des documents obligatoires, des process .. Cela s’explique par le fait que l’agence sera ensuite pleinement responsable de la retraite de yoga ou du séjour. C’est ce qu’on appelle la responsabilité de plein droit de l’agence, qui s’applique à tout ce qu’il se passe pendant un voyage.
Or, tu n’as peut être aucune connaissance de tout cela !? Pas de panique, c’est normal : organiser une retraite de yoga peut sembler facile, mais il ne suffit pas de trouver un lieu et de créer un programme... C’est avant tout une responsabilité vis à vis de client(e)s qui ont des attentes et des droits !
2.Choisir un lieu adapté pour organiser un séjour de yoga :
Le choix du lieu est un élément clé pour garantir le succès de ta retraite. Plusieurs critères doivent être pris en compte :
L’environnement : en pleine nature, à la montagne, en bord de mer ou en pleine campagne, l’environnement joue un rôle primordial sur l’expérience des participants.
L’hébergement : opte pour un lieu confortable avec des chambres adaptées aux besoins des participants (chambres individuelles, partagées, dortoirs…).
Les espaces dédiés au yoga : une salle spacieuse et lumineuse est idéale pour la pratique. Un espace extérieur peut aussi être un atout pour varier les séances.
L’accessibilité : le lieu doit être facile d’accès, avec des options de transport adaptées (gare, aéroport à proximité, parking pour les participants…).
3.Définir le programme de la retraite de yoga :
Un bon équilibre entre pratique du yoga, activités complémentaires et temps libre est essentiel pour garantir une expérience optimale. Voici quelques éléments à intégrer :
Nombre de séances de yoga par jour : généralement, 1 à 2 sessions par jour suffisent, combinant des pratiques dynamiques le matin et des sessions plus douces en fin de journée.
Activités complémentaires : méditation guidée, randonnée, ateliers bien-être (aromathérapie, nutrition, développement personnel), temps de partage et discussions…
Temps de repos : il est crucial de laisser aux participants du temps libre pour qu’ils puissent se ressourcer et intégrer les enseignements reçus.
Adaptabilité : le programme doit être accessible à tous les niveaux et permettre aux participants de progresser à leur rythme.
4.Organiser un séjour ressourçant peut aussi impliquer de recruter les bons intervenants !
Une retraite de yoga ne repose pas uniquement sur le professeur de yoga. D’autres intervenants peuvent apporter une réelle valeur ajoutée :
- Une personne pour organiser la retraite de yoga : si l’organisation n’est pas ton fort, si tu n’as pas le temps ou pas envie de passer des semaines à organiser une retraite ! Mais attention, entoure-toi d’un(e) vrai(e) professionnel(le) formé(e) et/ou expérimenté(e).
Des experts bien-être : nutritionniste, masseur, coach en développement personnel… selon le thème de la retraite, différents professionnels peuvent enrichir l’expérience.
Une personne qui gère la logistique : selon la taille de l’événement, tu pourrais avoir besoin d’un(e) assistant(e), d’un(e) cuisinier(e), ou même d’un photographe pour immortaliser la retraite.
5.Gérer toute la logistique :
L’organisation logistique est essentielle pour éviter tout stress de dernière minute :
Réservation du lieu : bloque les dates bien en avance.
Prévoir les repas : adapter les menus aux besoins spécifiques (végétarien, vegan, sans gluten…).
Matériel nécessaire : tapis, coussins, blocs, enceintes pour la musique, encens, etc.
Assurances et aspects légaux : vérifie les contrats et souscris une assurance responsabilité civile.
6. Fixer un budget et le prix de vente d'une retraite de yoga :
Un budget bien défini permet d’assurer la rentabilité de ta retraite :
Coûts fixes : location du lieu, repas, intervenants.
Tarification pour les participants : propose des tarifs early bird pour inciter les inscriptions anticipées.
Frais supplémentaires : anticipe les dépenses imprévues.
Marge de rentabilité : fixe un tarif qui couvre les coûts et génère un bénéfice raisonnable.
7.Créer une stratégie de communication pour vendre ta retraite de yoga !
Pour attirer des participant(e)s, il est essentiel d’avoir une bonne communication :
Créer une page web ou un événement en ligne pour présenter ta retraite et permettre les réservations.
Utiliser les réseaux sociaux : Instagram, Facebook, TikTok… publie du contenu inspirant.
Miser sur l’emailing et le bouche-à-oreille.
Utiliser des témoignages et le storytelling pour donner envie à ta communauté de s’inscrire à ta retraite.
8.Gérer les inscriptions des participant(e)s :
Facilite le processus d’inscription pour tes participants :
Mise en place d’une plateforme de réservation et de paiement sécurisé.
Confirmation et suivi des inscriptions.
Envoi d’un guide pratique avec la liste des affaires à emporter, le programme détaillé, etc.
Mais attention à respecter la réglementation ☝️ voir le paragraphe ci-dessus : « Attention au respect de la réglementation du tourisme pour vendre une retraite de yoga ! ».
9.Anticiper les imprévus pendant la retraite de yoga organisée :
Quand on organise une retraite de yoga avec professionnalisme , il faut aussi prévoir les problèmes qui peuvent survenir sur place !
Voici 4 exemples en aperçu :
Prévoir un plan B en cas de météo défavorable : si des activités extérieures sont prévues, pense à des alternatives en intérieur (cours en salle, méditation guidée, ateliers créatifs, conférences…).
Établir une politique d’annulation et de remboursement : précise clairement les conditions en cas de désistement, d’annulation de l’événement ou de report, pour éviter tout malentendu. Cela est géré par l’agence ou le Travel Designer de façon contractuelle !
Préparer une trousse de premiers secours et des contacts d’urgence : Aie sous la main une trousse contenant pansements, antiseptiques, médicaments courants et une liste de contacts médicaux locaux.
- Prévois un(e) remplaçant(e) en cas d’impossibilité de se déplacer par l’un(e) des intervenant(e)s car cela serait très préjudiciable pour la qualité de l’expérience !
Et pour aller plus loin :
Apprendre à organiser une retraite de yoga de manière professionnelle
Si tu veux aller plus loin et organiser des retraites en toute légalité, la formation Travel Designer de Happy Travel Academy est faite pour toi ! Elle t’apprend à concevoir des séjours thématiques en collaboration avec des agences de voyage.
En suivant cette check-list et en te formant, tu mettras toutes les chances de ton côté pour organiser une retraite de yoga réussie et enrichissante. Prêt(e) à te lancer ? 🧘♀️✨
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